8 pasos para saber cómo funciona la factura electrónica

En el artículo pasado les conté sobre qué es y cuáles son las características que definen, hoy por hoy, a la factura electrónica en Colombia. En este post les explicaré el paso a paso para la generación de la factura digital y de esta forma evitarle complicaciones a tu empresa.

Para Pymes y microempresas (strartups) el tema de la facturación electrónica es obligatorio, no solo por tratarse de algo legal, sino porque los beneficios con los que gozan quienes la utilizan son únicos.  Aquí el paso a paso.

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Antes que nada, lo más importante: tener lista tu firma electrónica.


Durante la emisión de la factura...


  • Crea la factura y guárdala en una base de datos por medio de un sistema propio (si desconoces el tema, lo recomendable es contratar un sistema de servicio).
  • Luego, debes firmar el certificado electrónico que respalda el contenido de la factura y añade el sello digital de la misma.
  • Seguidamente, al emitir el documento estarás enviando la factura al cliente, ya sea por correo o por cualquier vía digital. 
  • Posteriormente al envío, se genera una copia de la factura que te servirá como original de la misma. No te angusties, está también ́se guardada en la base de datos. 
  • Ahora todo es automatizado, es decir, al guardar las copias de tus facturas en la base de datos podrás emitir las próximas facturas de forma automática con el monto a facturar.


Durante la recepción de la factura…


  • Tu cliente recibe la factura en formato digital para que la guarde en su base de datos y pueda darle un monitoreo a cada una de ellas. 
  • Antes de guardar este documento en la base, primero se debe firmar electrónicamente; todo esto para comprobar la validez de la firma en el futuro. 
  • Finalmente, el cliente guarda la información de quien emite la factura. Esto con el fin de darlos de alta en sus sistemas de proveedores. 


Ten en cuenta que la generación de la factura electrónica está sujeta a las restricciones que establece la DIAN. Así mismo, es importante dejar claro que el formato estándar XML será obligatorio para todos los facturadores electrónicos.


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Realizado por: David Pallares Toledo