Liquidación de nómina: aspectos claves para considerar

Cuando te vinculas con un trabajador a través de un contrato laboral surge un compromiso entre ambas partes: él prestará sus servicios y tú lo remunerarás por ello. Desde un punto de vista básico, en esto consiste la liquidación de nómina, pero hay otros detalles que necesitas conocer.

¿Qué es la liquidación de nómina?

Se trata del pago que hacen los empleadores a los trabajadores (vinculados por un contrato) por concepto de determinadas labores realizadas en un período específico. En Colombia, los pagos pueden ser quincenales o mensuales.

El cálculo de estos pagos incluye el salario, las comisiones, las horas extra, los recargos, las prestaciones sociales, las vacaciones y, en general, una serie de conceptos determinados por la ley que deben estudiarse en profundidad antes de aplicarlos.

Esto quiere decir que, por ejemplo, si tienes asignado un salario a un trabajador como pago por la prestación de sus servicios -pero necesitas que trabaje horas extra-, esto debe sumarse al pago de las remuneraciones y el tiempo extra acumulado tendrá más valor si incluye horas nocturnas o días festivos.

Ahora, además de saber qué es la liquidación de nómina y cómo se realiza, es importante aclarar brevemente la diferencia que existe con la reciente nómina electrónica solicitada por la DIAN. De forma resumida, esta última no se refiere a liquidar la nómina c como aquí se muestra, sino que es un simple comprobante que se entrega como soporte de costos y deducciones.

¿Cómo se hace una liquidación de nómina?

Para que tengas una referencia de cómo se hace una liquidación de nómina, el siguiente ejemplo te permitirá tener mayor claridad sobre el proceso:

  • En una hoja de cálculo deberás incluir la información necesaria para la liquidación de nómina, es decir, los datos personales de los empleados, lo devengado por el trabajador, las deducciones y los pagos, y las apropiaciones del mes.
  • Lo devengado por el trabajador corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el salario, las horas extras, los recargos nocturnos, diurnos y festivos, las comisiones, el auxilio de transporte, entre otros.
  • Una vez que determinas lo que el trabajador se ha ganado, debes restar los conceptos que está obligado a pagar, como los aportes de salud, los aportes de pensión, el fondo de solidaridad pensional, la retención en la fuente, entre otras deducciones.
  • En el último grupo, que son las provisiones y apropiaciones, se incluyen los pagos por seguridad integral, los parafiscales y las prestaciones sociales.

Los pagos por seguridad social son aquellos que debes hacer como empleador, donde se incluyen los riesgos laborales, los aportes de salud y los aportes de pensión.

Los parafiscales, por su parte, son las contribuciones a la caja de compensación familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), aunque estos últimos puntos son variables, pues se eliminaron para algunos casos.

Por último, están las prestaciones sociales, las cuales son pagos adicionales que el trabajador recibe, como la prima de servicios, los auxilios de cesantías y la provisión para vacaciones.

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Aunque el proceso no es complejo, sí hay muchos detalles que debes cuidar y tener en cuenta al momento de liquidar nómina, por lo que es recomendable utilizar un software especializado en remuneraciones, automatizando el proceso y evitando errores por concepto de cálculos manuales.

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