Nómina electrónica: ¿qué es y cómo hacerlo?

En tiempos en que la transformación digital es indispensable para que las organizaciones puedan optimizar sus procesos y mantener su competitividad, es indispensable adoptar soluciones de vanguardia como la nómina electrónica en Colombia, fortaleciendo la relación entre el empleador y sus colaboradores.

Ahora los trabajadores podrán acceder a su información de una manera mucho más eficiente, consistente y transparente, además de poder disfrutar de los principales beneficios de la digitalización: ahorro del papel, menor impacto medioambiental y optimización de procesos.

A continuación te explicamos todo lo que debes saber sobre la nómina electrónica: qué es, quiénes están obligados a usarla y cómo la puedes implementar en tu empresa.

¿Qué es la nómina electrónica?

Al igual que la factura electrónica, el soporte de nómina electrónica es un documento digital que equivale al recibo de papel  que se le debe entregar al  trabajador o pensionado, con la ventaja de que se puede almacenar y visualizar en plataformas digitales. También puede presentarse como un soporte para los costos, deducciones o impuestos descontables derivados de los pagos.

De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) su propósito principal es usarla como un documento estratégico para la administración tributaria.

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¿Cómo funcionará este nuevo sistema?

Una vez que entre en vigencia (posiblemente, a partir del 1 de marzo de 2021) y sea obligatoria, tendrás que generar los documentos electrónicos y emitirlos de forma mensual a la DIAN, que se encargará de validar la información de la nómina.

Una vez aprobada y firmada, te la harán llegar para su conservación y fines pertinentes. En caso de rechazo, te solicitarán las modificaciones correspondientes. Por supuesto, las personas pertenecientes a la nómina también recibirán un soporte en formato digital.

¿Quiénes están obligados a realizar el trámite?

Debes tener en cuenta que si eres una empresa que realiza alguna de las siguientes actividades, estás obligado a generar y transmitir nóminas digitales:

  • Pagos de salarios a empleados (es decir, aquellos que tienen origen en un contrato de trabajo o de naturaleza tal).
  • Pagos a pensionados (que requieran usarlos como costo o deducción).

¿Cuándo debo iniciar a emitir recibos de nómina electrónica?

La implementación de la nómina electrónica va a ser gradual y no todas las empresas estarán obligadas a iniciar al mismo tiempo. Las fechas máximas para emitir este tipo de desprendibles son:

  • Empresas con 1 empleado: 1 de diciembre del 2021
  • Empresa con 2 a 3 empleados: 1 de noviembre del 2021
  • Empresa con 4 a 10 empleados: 1 de octubre del 2021
  • Empresa con 11 a 100 empleados: 1 de septiembre del 2021
  • Empresa con 101 a 250 empleados: 1 de agosto del 2021
  • Empresa con mas de 251 empleados: 1 de julio del 2021

Sin embargo, si deseas entrar al sistema antes de tu fecha de habilitación, puedes hacerlo si cumples con los requisitos estipulados por la DIAN.

¿Qué diferencia existe en el manejo que se da en este momento a la nómina?

Ahora los desprendibles deberán contar con datos adicionales a los que se manejan en este momento, los cuales serán obligatorios. Entre estos están como por ejemplo:

  • Deberá tener como título “documento soporte de pago de nómina electrónica”
  • Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  • Número que corresponda al sistema interno que se maneja con numeración consecutiva al empleado
  • Conceptos el valor devengado y deducidos según una lista establecida por la DIAN
  • Fecha y hora de generación
  • Medio de pago
  • Firma digital de la empresa
  • razón social del proveedor contratado para este servicio de nómina electrónica

¿Cómo hacer una liquidación de nómina electrónica?

En el sitio web de la DIAN encontrarás todas las instrucciones necesarias para elaborar el documento conforme la ley actual. Específicamente, en la “Caja de Herramientas” verás el Anexo Técnico (donde se explica con detalle cada campo y sus funciones) y algunos ejemplos que te servirán de ayuda.

En este punto, es importante precisar que la nómina electrónica debe estar en español con montos expresados en pesos colombianos.

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