Tips para llevar la contabilidad de una empresa

En Backstartup le preguntamos a algunos emprendedores sobre, ¿qué es la contabilidad? Y aunque nos hubiera encantado escuchar otra cosa, la respuesta fue: “Es la suma y resta de los movimientos mensuales” o “es lo que exige la DIAN”.  

En ese momento, entendimos que necesitábamos educar al empresario en términos de finanzas. Ya que, en Backstartup no solo hacemos contabilidad, sino que ayudamos y guiamos a miles de emprendedores a tomar mejores decisiones financieras y a comprender el estado de su negocio. 

Porque la contabilidad no es solo sumar y restar, es analizar, estudiar, generar y presentar la información financiera de una empresa, con el objetivo de determinar si es rentable o no. Esto sin duda, ha salvado a millones de empresas en el mundo.  

Cuando decides crear tu empresa, desde el día uno, ya tienes unas obligaciones haciendo fila. Y es muy común que algún familiar tuyo te ofrezca sus servicios como contador, lo que está perfecto cuando estás iniciando y cuentas con poco presupuesto.

Pero a medida que va creciendo tu negocio, empieza a ver más movimientos, hay que generar más facturas y las obligaciones fiscales empiezan a crecer.

¿Te has preguntado alguna vez cómo hace tu contador la contabilidad de tu empresa? A veces escuchamos: “El me entrega todo al final de mes pero ni idea si está bien”. Hoy vamos a enseñarte, si eres un principiante, una guía de supervivencia para la contabilidad de tu negocio. 

Entonces, ¿cómo funciona? Para poder generar tu contabilidad, ten en cuenta los movimientos que realizas en tu día a día:

  • Compras
  • Ventas
  • Pagos de clientes
  • Pagos a proveedores
  • Adquisición de activos fijos
  • Salarios, prestaciones sociales, provisiones y seguridad social
  • Impuestos de acuerdo a tu régimen 
  • Inversiones
  • Préstamos e intereses
  • Movimientos de caja y banco

¿Qué debes hacer?

  • Causación de gastos, costos, facturas de compra, depreciación,  amortización e ingresos.
  • Conciliaciones bancarias.
  • Generación de pagos de acuerdo a la proyección que se tiene. 
  • Liquidación y pago de planilla trabajadores (nómina) e independientes.
  • Elaborar las declaraciones de impuestos mensuales, bimestrales y cuatrimestrales.                                                         
  • Pago y seguimiento cajas menores. 
  • Estar permanentemente actualizado sobre las normas y reformas contables y tributarias.

Para gestionar una buena contabilidad debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Facturar a clientes los servicios o los bienes que voy a ofrecer de acuerdo a la resolución de la DIAN.
  • Ten presente si tu actividad es gravada o exenta.
  • Al momento de hacer una compra debe ser en un establecimiento que cumpla con todo lo exigido por ley, de lo contrario no lo puedes deducir cuando vayas a presentar tus impuestos.
  • Cuando le pagues a tus empleados debes provisionar a cada uno los parafiscales, la seguridad social y sus prestaciones. 
  • Siempre que contrates un servicio o una compra, recuerda verificar la base y de acuerdo a esa base, aplicar la retención en la fuente, que te indica el estatuto tributario, esto con el fin de pagar un anticipo a la DIAN.
  • Si deseas obtener un crédito con las entidades bancarias, tus estados financieros deben estar reportados con las normas NIIF.

En pocas palabras, es hacer un seguimiento de todo el dinero que entra y sale de tu negocio, pero ojo que no se te escape ni el más mínimo detalle.

Después del primer mes, podrás ver qué ganaste, qué gastaste y cuáles fueron tus ingresos netos de un período determinado. Ten un orden y saca tiempo en el que te comprometas a hacer tu contabilidad por semana.

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