¿Qué es el documento soporte electrónico?

Durante los últimos años el Estado Colombiano, principalmente en cabeza de  la DIAN, ha implementado cada vez más iniciativas para controlar la evasión fiscal. La forma de hacerlo es mediante herramientas que le permitan a la entidad tener cada vez más y mejor  información de los contribuyentes, sus ingresos y gastos, desde el cobro de la misma.   

Las iniciativas iniciaron con la implementación de la factura electrónica. Posteriormente se implementó la nómina electrónica y más recientemente, implementación del documento soporte electrónico. Esta será obligatoria para TODAS las empresas a partir del 1 de Agosto de 2022.

Para aclarar tus dudas al respecto, a continuación te explicamos todo lo que tienes que saber sobre  el documento soporte electrónico: 

1. ¿Qué es el documento soporte?

Empecemos por lo más básico: ¿Qué es el documento soporte en Contabilidad? De acuerdo con la DIAN, “Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.” 

Este debe ser creado por el comprador (o la empresa que contrate el servicio) obligado a facturar,  cuando realiza transacciones con un proveedor que no tiene la  obligación de expedir una  factura de venta o un documento equivalente. 

Este documento es obligatorio, ya que sin éste un costo o gastos respecto del cual se ha recibido cuenta de cobro, no es deducible de renta. 

2. Entonces ¿qué es el documento soporte electrónico?

Al igual que la factura electrónica, el documento soporte electrónico debe ser transmitido electrónicamente para ser considerado válido. 

A partir del 01 de agosto del 2022 será obligatorio para quienes facturan electrónicamente.

3. ¿Qué se necesita para generar un documento soporte?

Como requisito principal, se debe tramitar la resolución que autoriza los rangos de numeración del documento soporte, el cual se hizo exigible a partir del 15 de agosto de 2020, según el numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42.

4. ¿Quiénes deben elaborar el documento soporte?

Todas las personas naturales o jurídicas que están obligadas a emitir factura electrónica, cuando realizan compras a proveedores no obligados a expedir factura de venta electrónica.

5. ¿Para qué se genera el documento soporte?

Principalmente el documento soporte se utiliza para soportar y acreditar costos y deducciones, o impuestos descontables, en compras o la contratación de servicios a proveedores que no sean responsables de expedir factura de venta. 

De conformidad con la DIAN, el documento soporte  tiene los siguientes beneficios: 

1. Permite usar el costo o la deducción en la declaración de renta.
2. Desmaterialización de los comprobantes fiscales.
3. Para que la  información de costos, deducciones e impuestos descontables se encuentre actualizada ante la DIAN.
4. Para acceder a nuevos servicios electrónicos que ofrece la DIAN: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.

6. ¿Cuáles son los requisitos y condiciones para generar el documento soporte?

Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos y condiciones para generarlo son:

1. Su nombre debe ser “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar».

2. Tener la fecha de generación, la cual corresponde al día exacto en la que se realiza la transacción.

3. Indicar los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

Cuando la operación se haya realizado con no residentes fiscales en Colombia y que no cuenten con el RUT, se cumplirá el requisito con la identificación del país de origen del no residente.

4. Indicar los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del comprador de los bienes y/o servicios.

5. Contar con el sistema de numeración consecutiva de los documentos soporte, e incluir numeración, rango y número de la resolución vigente autorizada por la DIAN.

6. Describir de manera específica los bienes o servicios comprados.

7. Indicar el valor total de la operación.

8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas – DIAN

9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS